Uso de indicadores clave de rendimiento para impulsar el rendimiento del laboratorio

Kate Neetz trabaja en Azzur Labs en Schnecksville, Pensilvania.

Dirigir su negocio por instinto no es fácil ni recomendable. Hay demasiado que predecir y las condiciones siempre cambian. Los líderes de laboratorio necesitan confiar en los datos para ayudar a diseñar objetivos de alto nivel que reflejen con precisión el rendimiento empresarial. Los líderes de laboratorio deben navegar con atención a través de los montones de datos relacionados con su laboratorio y sus operaciones para descubrir información sobre el éxito de su negocio. Para lograr esto, los gerentes de laboratorio deben seleccionar indicadores clave de rendimiento (KPI) para realizar un seguimiento del progreso, evaluar los resultados y actuar en función de los resultados.

Los KPI son medidas de rendimiento de alto nivel, a menudo estratégicas, hacia un objetivo a largo plazo. Por lo general, están diseñados para proporcionar información sobre si su laboratorio está en camino hacia el éxito futuro. Los laboratorios pueden usar los KPI para evaluar la salud de sus operaciones al brindar retroalimentación sobre el progreso hacia objetivos de alto nivel o iniciativas estratégicas relacionadas con la seguridad, las finanzas, la calidad y las personas. El uso de KPI permite a los laboratorios actualizar de forma inteligente sus operaciones en función de los resultados de KPI.

Los términos "KPI" y "métricas" a menudo se usan indistintamente. Sin embargo, existen claras diferencias entre estos conceptos. Los KPI están relacionados con objetivos comerciales o de laboratorio y son de alto nivel o de naturaleza estratégica. Se aplican en todos los departamentos. Por el contrario, las métricas brindan información relacionada con el desempeño de procesos específicos y pueden considerarse tácticas. Por lo general, son específicos para departamentos o grupos individuales en lugar de ser ampliamente aplicables a todos los departamentos. Las métricas proporcionan la información que impulsa los KPI.

Por ejemplo, dentro de la función de calidad de un laboratorio, una métrica podría ser el número de desviaciones de procedimiento por mes. El KPI de calidad correspondiente podría ser la entrega de un producto sin errores. En este ejemplo, la capacidad de producir productos sin errores depende únicamente de que el personal no se desvíe de los procedimientos y procesos internos. Esta métrica, junto con varias otras, respaldará la métrica de calidad general del porcentaje de productos sin errores. La Tabla 1 muestra más ejemplos que ilustran la diferencia entre los KPI y las métricas.

Los KPI pueden ser un proceso valioso para iniciar en su laboratorio. Incluso desglosando el significado de los KPI, los indicadores clave de desempeño pueden ayudar a desarrollar una evaluación del desempeño actual:

Cuando utilice los KPI por primera vez, tenga en cuenta que probablemente verá los datos recopilados bajo una luz completamente diferente. Esto identificará fácilmente oportunidades para la mejora de procesos o resaltará deficiencias. Los KPI muestran el nivel preferible de la métrica a mantener para ayudar en procesos continuos y sin problemas. A su vez, mantener estos niveles puede mejorar de forma innata la calidad del trabajo, lo que también mejorará el proceso comercial. Estas mejoras impulsarán una mejor satisfacción general del cliente.

Puede parecer abrumador comenzar a recopilar datos para desarrollar KPI. Sin embargo, estos pequeños pasos facilitan el comienzo:

Hay pocas ventajas en desarrollar un sistema de KPI si no se incluyen planes de acción y monitoreo de rutina. Tener este plan en su lugar brinda el espacio y la dedicación necesarios para garantizar que se puedan lograr los objetivos. Una vez que se establecen los KPI y se establece una línea de base, se debe desarrollar un sistema para el monitoreo continuo. Esto puede incluir la frecuencia de actualización, los plazos de los datos a informar, el formato de informe, la entrega del informe a las partes interesadas y un plan para abordar los resultados. La reevaluación será parte de este proceso y debe revisar las definiciones de KPI (objetivos correctos, datos correctos, marcos de tiempo correctos, etc.), la efectividad (¿cumple o no cumple con los objetivos de manera consistente?) o si se necesitan nuevos KPI. Tus KPI deben ser accionables. Un KPI que constantemente no alcanza los niveles objetivo, sin que se realice ninguna corrección, justifica la discusión.

Cuando se corre la voz de que se están recopilando métricas, el personal puede ver esto como un látigo gerencial, por así decirlo. Es importante comunicar al personal (1) por qué se recopilan las métricas y (2) cómo se ejecutarán. Asegurarse de que saben el "por qué" ayuda a garantizar que estén a bordo para ayudar en lo que puedan, para cumplir con los objetivos o metas establecidos. Además, las recompensas no duelen: le indican al personal que están en el camino correcto. También es importante asegurarse de que la alta dirección se comprometa con los KPI y apoye el sistema. Esto fomentará la aceptación de todo el personal.

Los líderes de laboratorio pueden usar los KPI para desarrollar una comprensión más detallada del rendimiento y determinar si el laboratorio está encaminado hacia el éxito. Al tomarse el tiempo necesario para establecer KPI procesables, los líderes de laboratorio se asegurarán de tener la información correcta al alcance de la mano para tomar decisiones más informadas sobre seguridad, calidad, operaciones, ventas y personal dentro de sus negocios.